مهارت واگذاری کارها، یکی از مهمترین توانایی‌هایی است که یک مدیر برای موفقیت کسب‌وکار خود، باید داشته باشد.

در این آموزش به بهترین راهکار برای انجام درست واگذاری کارها به کارمندان می‌پردازیم تا بتوانید با تمرکز بر روی کارهای مدیریتی و مهم، به گسترش هر چه بیشتر کسب و کار خود بپردازید.

چرا باید کارها را به دیگران واگذار کنیم؟

به عنوان فردی مهم در یک کسب و کار، اگر کارها را به کارمندان واگذار نکنید، تنها راه باقی مانده؛ انجام دادن آن کارها توسط خودتان است.

اگر همه کارها را شخصاً انجام دهید، تبعاتی مانند از دست دادن تمرکز برای انجام کارهای مهمتر را در پیش دارید. وقتی نتوانید کارهای مهمتر را انجام دهید، دچار درجا زدن در کسب و کار می شوید! به این صورت که تمام کارهایی که وجود دارند را خودتان انجام می‌دهید و به دیگر کارمندان نمی‌سپارید. بنابراین وقت و انرژی برای فکر کردن به گسترش و پیشرفت بیشتر کسب‌وکار خود، نسبت به سطح کنونی را ندارید.

همچنین اگر مدیر یا فرد مهمی در کسب و کار، شخصا درگیر کارهای ریز و درشت گوناگون شود، جلوی خلاقیت خود را می‌گیرد و زمانی که خلاقیت از کسب و کار خارج شود، رشد به کندی پیش خواهد رفت.

یکی از بدترین تبعات عدم واگذاری کارها، جلوگیری از رشد و پیشرفت اعضای تیم و دیگر کارمندان است. اگر اصرار بر این باشد که بیشتر کارها را خودتان انجام دهید، اعضای تیم مسئولیت آنچنانی بر عهده نمی‌گیرند. در صورتی که واگذاری مسئولیت‌ به آنها، باعث می‌شود که مهارت‌های جدید بیاموزند و رشد کنند.

ثبت کارها برای واگذاری

یک بازه زمانی مثلاً یک هفته تا یک ماه (بسته به وسعت کسب و کار) را در نظر بگیرید. حال تمام کارهایی که در این مدت در کسب و کار انجام می‌دهید را یادداشت کنید. همواره تسک‌هایی وجود دارند که به صورت روتین توسط شما صورت می‌گیرند، پس شما باید آنها را ثبت کنید.

دسته بندی کارها

حال بایستی کارهایی که در این بازه ثبت کردید را، به دو دسته کارهای کلیدی و کارهای غیرکلیدی تقسیم‌بندی کنید.

به اولویت و اهمیت کارها بنگرید و در انتخاب کارهای کلیدی عجله نکنید! شاید فکر کنید بسیاری از کارها کلیدی اند. اما خود را مجبور کنید تنها تعداد کمی از کارها که از بیشترین اهمیت برخوردارند را در دسته کارهای کلیدی قرار دهید. می توانید از قانون ۸۰ / ۲۰ برای گرفتن بهترین نتیجه در دسته‌بندی استفاده کنید.

واگذاری تدریجی کارهای غیرکلیدی

حالا که کارهای غیرکلیدی را به دست آوردید، باید آنها را به صورت تدریجی به کارمندان واگذار کنید. اما قبل از این کار باید دستورالعمل و رویه انجام آن‌ها را تهیه کنید. دستورالعمل می‌تواند به صورت یک فایل متنی یا حتی ویدئوی آموزشی برای تیم باشد. فارغ از فرمت، مهم آن است که شفاف و گام‌به‌گام کار را توضیح داده باشد.

تهیه دستورالعمل برای انجام کارها

بهترین روش برای ساخت دستورالعمل انجام کارها برای تیم، آن است که خودتان به عنوان کسی که کار را تا به حال انجام داده‌اید، بار دیگر کار را به صورت کامل انجام دهید. اما این بار باید هر گام را که انجام می‌دهید، یادداشت کنید تا کارمندان نیز قدم‌به‌قدم همین رویه را پیش بگیرند.

یکی از بهترین کارها آن است که در کنار فایل متنی، ویدیوی آموزش انجام کار را نیز به اعضای تیم تحویل دهید. با این کار کمترین شک و شبهه در آینده درباره رویه انجام کارها به وجود می‌آید.

ادغام هدف یا نتیجه‌ی مورد انتظار با دستورالعمل

بسیاری از مدیران کسب و کارها به تهیه دستورالعمل بسنده می‌کنند و این یک اشتباه است. اگر اعضای تیم یا کارمندی که می‌خواهد دستورالعمل را انجام دهد، نداند که چه خروجی مد نظر شماست و هدف از انجام آن کار چیست، تنها به صورت ربات دستورالعمل‌ها را انجام می‌دهد. این موضوع به آن دلیل است که معیارها برای وی مشخص نیستند. همچنین جلوی خلاقیت او گرفته می‌شود و برای بهتر انجام شدن وظیفه‌اش، کاری را فراتر از دستورالعمل محول شده، انجام نمی‌دهد.

نکته: اوایل باهوش‌ترین و ماهرترین کارمندان نیز ممکن است در انجام دستورالعمل‌ها لنگ بزنند و دائم از شما سوال‌هایی را بپرسند. این را بدانید که این موضوع طبیعی است. کاری که شما باید به عنوان یک مدیر انجام دهید، آن است که با صبر و حوصله اشکالات آنها را رفع کنید و پیگیر دستورالعملی باشید که به آنها سپرده‌اید.